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Regolamento Comitati Consultivi Territoriali e Consulte Territoriali

Premessa

Iren è una società quotata in Borsa il cui capitale è in gran parte di proprietà di comunità locali.
Il Gruppo Iren opera nel settore dei servizi pubblici locali e ha scelto di crescere in modo sostenibile, insieme ai propri stakeholder, erogando servizi efficienti e di qualità, attraverso una gestione sostenibile delle risorse naturali.
Iren, sulla base dei propri valori aziendali e a seguito delle linee di indirizzo sul modello di funzionamento e gestione approvate dai Consigli comunali dei Comuni azionisti, costituisce i Comitati Consultivi Territoriali (in breve: Comitati) o le Consulte Territoriali (in breve: Consulte).
 

Art. 1 - Finalità 

I Comitati e le Consulte hanno la finalità di creare un canale strutturato di dialogo tra il Gruppo Iren e gli stakeholder sui  seguenti temi:
• sostenibilità ambientale e sociale del piano di sviluppo dell’azienda: i Comitati e le Consulte raccolgono la sensibilità del territorio relativamente ad aspetti etici, ambientali e sociali legati sia all’impatto sulla collettività delle attività del Gruppo Iren, sia alle possibili migliori sinergie che si possono creare tra il Gruppo e il territorio di riferimento;
• qualità dei servizi offerti (customer satisfaction): i Comitati e le Consulte si prefiggono di stimolare il costante miglioramento dei servizi nonché la trasparenza ed equità dei rapporti contrattuali, promuovendone la corretta applicazione;
• raccolta di contributi e suggerimenti.

I Comitati e le Consulte sono:
• luoghi di confronto, aperti, in cui le espressioni del territorio si riuniscono per un fine comune di responsabilità;
• uno spazio in cui comunicare, diffondere, promuovere gli obiettivi e i risultati conseguiti nei territori investendo le tre dimensioni della sostenibilità: economica, sociale, ambientale;
• uno strumento di ascolto delle esigenze e delle aspettative degli stakeholder locali in relazione all’azione del  Gruppo Iren;
• luogo d’incontro del sapere locale (Università, Associazioni, ecc.) con il sapere centrale dell’Azienda.

I Comitati e le Consulte fanno proprio il Codice Etico del Gruppo Iren e si impegnano a svolgere le proprie attività nel rispetto dei ruoli informando ogni iniziativa al principio di leale collaborazione.
 

Art. 2 - Costituzione dei Comitati Territoriali

I Comitati non hanno personalità giuridica, sono costituiti su base provinciale, nei territori con popolazione superiore ai 250.000 abitanti, e corrispondono alle aree geografiche di erogazione dei servizi da parte del Gruppo Iren.
L’atto costitutivo, ossia l’accordo tra i componenti del Comitato che dà vita allo stesso, si perfeziona con verbale redatto dal Vice Presidente che recepisce i nominativi dei membri del Comitato e la sottoscrizione da parte loro del presente Regolamento.

L’avvio della procedura di costituzione è promossa da Iren secondo le seguenti modalità:
• viene pubblicato sul sito web della società un bando per l’individuazione delle Associazioni di consumatori, di categoria, ambientaliste, ecc. e comunque Associazioni riconosciute e presenti nel territorio e iscritte alla Camera di Commercio provinciale o registrate presso l’Agenzia delle Entrate. Altresì Associazioni che hanno raggiunto un riconoscimento sul territorio essendosi distinte per la partecipazione al dibattito pubblico su tematiche pertinenti all’azione del Gruppo Iren e che provvederanno, entro 30 giorni dalla pubblicazione del bando, all’iscrizione ai Registri regionali delle Associazioni o alla Camera di Commercio;
• attraverso il bando, il Consiglio di Amministrazione di Iren comunica l’intendimento di procedere all’individuazione dei componenti del Comitato effettuando l’opportuna pubblicità ed assegnando un termine, non inferiore a 30 giorni, entro il quale tutti i soggetti sopraccitati possono manifestare l’interesse a partecipare al Comitato segnalando un proprio rappresentante.

Qualora pervengano richieste da un numero di Associazioni superiore ai posti disponibili in Comitato, il Vice Presidente di Iren, sulla base delle richieste pervenute, convoca un’assemblea tra tutte le Associazioni che hanno posto la candidatura per eleggere a maggioranza i componenti del Comitato, nel numero specificato nel seguente art. 4, secondo i criteri di rappresentanza indicati nel bando in cui dovranno essere comprese categorie rappresentative delle scuole secondarie di secondo grado e dell’Università.

Il Gruppo Iren pubblica, dandone opportuna evidenza attraverso comunicato stampa, il bando per la costituzione del Comitato sul proprio sito internet. Entro il termine di 40 giorni dovranno essere formalizzate le candidature in base ai requisiti previsti dal presente articolo, specificando la categoria di appartenenza. Entro i 15 giorni successivi alla pubblicazione delle candidature sul sito dell’Azienda, il Vice Presidente di Iren provvederà alla convocazione dell’Assemblea delle Associazioni che hanno posto candidatura per l’individuazione dei componenti, qualora ciò si renda necessario.
I componenti individuati dall’Assemblea verranno ratificati dal Consiglio di Amministrazione.
 

Art. 3 - Compiti e attività dei Comitati

I Comitati hanno il ruolo fondamentale di costituire un’interfaccia attiva verso il Gruppo Iren per affrontare tematiche coerenti con le “Finalità” espresse all’art. 1 e pertanto utili a:
• migliorare situazioni inadeguate, promuovere momenti periodici di consultazione strutturata volti a favorire la costante qualità, innovazione e arricchimento dei servizi all’utenza, in coerenza con le previsioni degli Enti regolatori;
• promuovere momenti periodici di consultazione su rilevanti aspetti aventi effetti su ambiente, sostenibilità ed equità;
• promuovere, d’intesa con il Gruppo Iren, progetti per la sostenibilità ambientale e sociale del territorio nei limiti del budget attribuito al Comitato;
• favorire il continuo dialogo con il territorio, garantendo un costante radicamento nelle comunità di appartenenza.
I Comitati, inoltre, assumono il ruolo di prima interfaccia e di moderatore tra l’Azienda e i contributi esterni ricevuti dalla piattaforma informatica strutturata (rif. art. 6), attraverso cui i cittadini/utenti, pur non essedo componenti effettivi del Comitato, possono partecipare e contribuire a discussioni puntuali concordate nel Comitato o  proporre d’iniziativa tematiche o progetti da sottoporre all’attenzione del Comitato per l’eventuale trattazione.
Le principali attività affidate ai Comitati Consultivi Territoriali sono:
• raccogliere informazioni sui servizi erogati dall’Azienda attraverso contatti con la stessa e attraverso la richiesta di reportistica concordata con l'Azienda;
• organizzare incontri per discutere ed approfondire, con i Rappresentanti del Gruppo competenti in relazione al tema, le problematiche di interesse generale nell’ambito dei rapporti con l’utenza;
• organizzare incontri con Rappresentanti del Gruppo per discutere ed approfondire il “Piano Industriale” della Società con cadenza connessa al riesame del Piano Industriale da parte del Gruppo;
• raccogliere le richieste e le segnalazioni di utenti singoli (anche attraverso l’interazione con la piattaforma on line), di gruppi di utenti organizzati o meno in Associazioni strutturate, di Comuni e di associazioni di Comuni che abbiano l’esigenza di informare la società su tematiche pertinenti tra cui, a titolo esemplificativo, eventuali livelli di servizio inadeguati. Compito del Comitato è vagliare tali richieste in base all’interesse generale o alla particolare rilevanza, garantendone quindi un’adeguata trattazione;
• effettuare incontri con i Responsabili del Gruppo Iren per l’organizzazione con cadenza annuale di una Conferenza rivolta al territorio di riferimento di presentazione del Bilancio di sostenibilità e di valutazione e presentazione delle politiche di servizio realizzate (a consuntivo) e programmate (a preventivo);
• organizzare in collaborazione col Gruppo Iren incontri o seminari su temi specifici per diffondere e condividere il più possibile informazioni sui servizi pubblici erogati, tariffe, normativa e modalità di distribuzione degli stessi.
La richiesta di convocazione da parte del Comitato di personale del Gruppo Iren dovrà essere formalizzata al Vice Presidente del Gruppo, o ad un suo delegato, che provvederà ad individuare e convocare i dipendenti di volta in volta coinvolti.

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Art.4 - Composizione e Nomina dei Comitati

I Comitati Territoriali sono costituiti da 15 componenti, che salgono a 18 nel caso di provincia con popolazione superiore a 800.000 abitanti, individuati secondo le modalità indicate all’art. 2 del presente Regolamento.
L’individuazione dei componenti deve garantire la massima rappresentazione delle realtà territoriali.
Sono, inoltre, componenti di diritto dei Comitati i rappresentanti delle Istituzioni e del Gruppo Iren di seguito elencati:

  • n.1 rappresentante del Comune capoluogo; 
  • n.1 rappresentante dei Comuni della provincia a rotazione qualora clienti di Iren;
  • n. 1 rappresentante dell’Università locale;
  • il Vice Presidente di Iren
  • il Presidente di Iren, in qualità di invitato permanente.

E’ prevista la figura di un Presidente e un Vice Presidente del Comitato che devono essere individuati tra i componenti del Comitato stesso e garantire l’ordinato svolgimento dei lavori.
Il Comitato decide a maggioranza semplice dei suoi componenti.
Ove, per qualsiasi motivo, si renda necessario sostituire un componente, il Presidente del Comitato è tenuto ad informare il Vice Presidente del Gruppo Iren che, qualora l’Associazione rappresentata non abbia già provveduto ad indicare un rappresentante sostitutivo, provvederà a contattare l’Associazione stessa con l’obiettivo di ricevere l’indicazione di un nuovo rappresentante. Il nuovo rappresentante dovrà comunque essere confermato dal Comitato in sostituzione del rappresentante cessato nella prima seduta utile. In tale ipotesi il subentrante resta in carica fino alla scadenza naturale del mandato del Comitato.
Non possono far parte del Comitato coloro che siano in rapporti di dipendenza o collaborazione retribuita o di contenzioso con le Società del Gruppo.
L’attività prestata dai membri del Comitato non dà diritto ad alcun compenso, né rimborso spese, né gettone di presenza.
 

Art. 5 - Funzionamento dei Comitati

Ciascun Comitato ha una spazio dedicato all’interno della sede provinciale di Iren a cui il Comitato appartiene e una segreteria composta da un operatore messo a disposizione da Iren, entro i limiti di budget, e di altre figure, se necessarie, impegnate su base volontaria.
Gli uffici e le strutture di Iren sono impegnate, nei limiti delle normative inerenti lo status di Società quotata in Borsa e della riservatezza industriale, a fornire al Comitato feedback e risposte a quesiti e problematiche evidenziate entro 30 gg dalla richiesta compresi i feedback e le risposte ai contributi giunti dalla piattaforma on-line.
Il Comitato si riunisce almeno due volte l’anno su convocazione del Presidente del Comitato stesso e comunque su richiesta di almeno un terzo dei suoi componenti.
Nel caso in cui ragioni di efficacia e/o di esaustività dei temi trattati lo rendessero opportuno, il Comitato ha facoltà di invitare alle sedute Organismi di regolamentazione e/o controllo ai quali sarà chiesto un contributo limitatamente allo specifico punto all’ordine del giorno.
Il Presidente del Comitato, tramite la segreteria, invierà le convocazioni agli interessati via mail almeno 10 giorni prima, informandone preventivamente il Vice Presidente del Gruppo Iren.
Le sedute del Comitato sono valide ove partecipi almeno la maggioranza dei suoi componenti.
A fronte di almeno tre assenze consecutive, anche se giustificate, di un componente nominato, il Comitato, sentite le ragioni del componente, ha facoltà di valutare l’opportunità di sostituirlo con la finalità di mantenere vivo e proficuo lo strumento del Comitato, tramite la partecipazione e l’interazione di tutti i suoi membri.
Di ogni seduta del Comitato viene steso un verbale riassuntivo redatto dal segretario, individuato di volta in volta tra i componenti (o da un membro della Segreteria), ove vengono riportate le posizioni e gli orientamenti assunti in sede di discussione.
I verbali e gli atti del Comitato sono numerati e conservati presso la sede del comitato e consultabili su internet.
 

Art. 6 – Contributi esterni e piattaforma on line 

l Comitati utilizzano una piattaforma on line messa a disposizione dal Gruppo Iren, accessibile dal sito internet aziendale, in cui i cittadini possono pubblicare i propri contributi su confronti e discussioni programmate negli incontri dei Comitati, oppure avanzare nuove proposte e argomenti debitamente strutturati e motivati che potranno essere oggetto sia di discussione all’interno dei Comitati, sia di specifiche risposte da parte dell’Azienda.
La piattaforma online è uno strumento di discussione, progettazione partecipativa e collaborazione, finalizzato a promuovere un’interazione bidirezionale tra Gruppo Iren e territori e si basa su un forte rapporto di fiducia, un patto partecipativo, appunto, fondato sull’impegno dell’Azienda a utilizzare in modo proficuo e corretto i contributi dei cittadini/utenti e motivare eventuali mancati accoglimenti delle proposte ricevute.
La partecipazione alla piattaforma è aperta a tutti, ma regolata da un codice di condotta, redatto e periodicamente aggiornato dell’Azienda sentiti i Comitati, con lo scopo di chiarire le finalità della piattaforma e di promuovere un dialogo costruttivo, concreto e libero.
 

 

Art. 7 – Risorse dei Comitati

Alla copertura delle spese occorrenti al funzionamento, ai compiti e alle attività dei Comitati provvede il Gruppo Iren, assegnando al medesimo uno stanziamento annuo, determinato congiuntamente dall’Amministratore Delegato e dal Vice Presidente specificatamente delegato ai “Comitati per il Territorio”. Il budget viene gestito dal Vice Presidente di Iren che ne rendiconta periodicamente ai Presidenti dei Comitati e annualmente al Consiglio di Amministrazione.
Qualora il Comitato intraprenda attività che si caratterizzano per una durata pluriennale, il Comitato stesso non potrà impegnare, per l’esercizio successivo a quello in corso, una quota superiore ad un terzo dello stanziamento annuo assegnato per l’esercizio in corso.

Art. 8 – Durata e rinnovo dei Comitati

La durata del Comitato è di tre anni. Alla scadenza il Comitato si intende rinnovato, qualora almeno 5 aderenti, al di fuori dei membri di diritto, non esercitino il recesso. Alla scadenza dei tre anni, le Associazioni partecipanti che non desiderano affrontare un nuovo mandato, comunicheranno il loro recesso e verranno sostituite con le medesime modalità seguite in fase di costituzione dei Comitati (rif. art.2).
In questo caso, qualora pervenga un numero di candidature superiore ai posti rimasti vacanti in Comitato, il Vice Presidente del Gruppo Iren, unitamente al Presidente uscente del Comitato, procederanno all’individuazione dei nuovi componenti tramite sorteggio. I nuovi componenti così individuati verranno confermati dal Comitato nel corso della prima seduta utile.
Il Comitato rinnovato alla scadenza dei tre anni, nominerà al suo interno un Presidente e un Vice Presidente, secondo le modalità e con i compiti già precisati all’art.4.
Qualora, alla scadenza del mandato triennale, il numero di Associazioni aderenti che intendano proseguire il mandato sia uguale o inferiore a 4, il Comitato sarà da considerare decaduto e si procederà alla costituzione ex-novo secondo le modalità previste all’art. 2.

Art. 9 - Consulte Territoriali 

Le Consulte Territoriali non hanno personalità giuridica e sono costituite su base provinciale, nel caso di ambiti geografici di erogazione dei servizi da parte del Gruppo Iren non superiori a 250.000 abitanti.
Le Consulte hanno la medesima finalità dei Comitati (rif. art. 1). In particolare, la Consulta è il luogo in cui il Gruppo Iren comunica in modo continuo le proprie politiche, strategie e iniziative, al fine di coinvolgere il territorio nello sviluppo dei propri servizi, anche raccogliendo contributi, suggerimenti e criticità, in un’ottica di miglioramento continuo.
Ciascuna Consulta è formata da 10 componenti, individuati dal Gruppo Iren tra le Associazioni riconosciute e presenti nel territorio, rappresentative delle categorie economiche, dei consumatori, dell’ambiente, del mondo studentesco e universitario. A questi si aggiungono 3 membri di diritto: 1 rappresentante del Comune capoluogo, 1 rappresentante dei Comuni della provincia, clienti del Gruppo Iren, a rotazione e il Vice Presidente Iren o un suo delegato.
L’atto costitutivo della Consulta, si perfeziona con verbale redatto dal Vice Presidente del Gruppo Iren (o da suo delegato) in occasione della prima riunione dei componenti individuati, e la sottoscrizione da parte loro del presente Regolamento.
E’ prevista la figura di un Presidente e un Vice Presidente della Consulta che devono essere individuati tra i componenti della Consulta stessa e garantire l’ordinato svolgimento dei lavori.
La Consulta decide a maggioranza semplice dei suoi componenti.
Ove, per qualsiasi motivo, si renda necessario sostituire un componente, il Presidente della Consulta è tenuto ad informare il Vice Presidente del Gruppo Iren che, qualora l’Associazione rappresentata non abbia già provveduto ad indicare un rappresentante sostitutivo, provvederà a contattare l’Associazione stessa con l’obiettivo di ricevere l’indicazione di un nuovo rappresentante che resterà in carica fino alla scadenza del mandato della Consulta. Nel caso in cui l’Associazione non intenda indicare un nuovo rappresentante e, di conseguenza, non partecipare più alla Consulta, Iren provvederà ad individuare un’altra Associazione in sostituzione, al fine di garantire la più ampia partecipazione.
Non possono far parte della Consulta coloro che siano in rapporti di dipendenza o collaborazione retribuita o di contenzioso con le Società del Gruppo.
L’attività prestata dai membri non dà diritto ad alcun compenso, né rimborso spese, né gettone di presenza.
 

Art. 10 - Funzionamento delle Consulte

La Consulta si riunisce almeno due volte l’anno su convocazione del Presidente della Consulta stessa e comunque su richiesta di almeno un terzo dei suoi componenti.
Il Presidente della Consulta, tramite la segreteria fornita da Iren, invierà le convocazioni agli interessati via mail almeno 10 giorni prima, informandone preventivamente il Vice Presidente del Gruppo Iren.
Le sedute della Consulta sono valide ove partecipi almeno la maggioranza dei suoi componenti.
A fronte di almeno tre assenze consecutive, anche se giustificate, di un componente, la Consulta, sentite le ragioni del componente, ha facoltà di valutare la sua sostituzione con la finalità di mantenere vivo e proficuo lo strumento della Consulta, tramite la partecipazione e l’interazione di tutti i suoi membri.
Di ogni seduta della Consulta viene steso un verbale riassuntivo redatto dal segretario, individuato di volta in volta tra i componenti (o nella segreteria messa a disposizione da Iren), ove vengono riportate le posizioni e gli orientamenti assunti in sede di discussione.
I verbali della Consulta sono numerati e conservati presso la sede della stessa e consultabili su internet.
La durata della Consulta è di anni 3. Alla scadenza può essere rinnovata con le stesse modalità previste per la sua costituzione (rif. art. 9).
 

Art. 11 - Scioglimento

I Comitati e le Consulte vengono sciolti dal Consiglio di Amministrazione del Gruppo Iren nei casi in cui essi non vengano convocati per oltre un anno (inattività) o qualora non si raggiunga per tre sedute convocate consecutivamente il quorum necessario (mancato funzionamento), ovvero in caso di cessazione dalla carica della maggioranza dei suoi componenti.

 

Art. 12 – Disposizioni finali

Il presente regolamento viene approvato dal Consiglio di Amministrazione e adottato da ogni Comitato e Consulta.
 

11 maggio 2017
 

 

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